BAB X : 1. PENGGUNAAN DATABASE (MS-EXCEL 2003)

Dalam Microsoft Excel 2003 juga menyediakan fasilitas database yang berfungsi untuk mengelola data yang ada sehingga menghasilkan data baru. Data base terdiri dari sekumpulan record, sedangkan record terdiri dari kumpulan field (data) yang membentuk satu kesatuan arti, dan masing-masing field (data) saling berhubungan satu sama lain, sehingga membentuk suatu pengertian tertentu.

Pada Microsoft Excel 2003 telah disediakan berbagai kegiatan pengoperasian data base seperti mengurutkan data, melacak dan menampilkan data dengan filter, melengkapi tabel dengan subtotal, membuat rekapitulasi data dengan pivot table dan konsolidasi data dari beberapa lembar kerja dan lain sebagainya.

Dengan demikian penggunaan database ini akan mempelajari 5 pokok bahasan dalam pengolahan data base, ke 5 pokok bahasan itu mencakup :

• A. Mengurutkan Data.
• B. Fasilitas Data From.
• C. Melacak Data dengan AutoFilter.
• D. Sub Total.
• E. Validasi Data.

= o 0 O 0 o =

Sumber Link Klik Disini : |   MS Excel 2007   |   MS Excel 2000   |

BAB X : 2. PENGGUNAAN DATABASE (MS-EXCEL 2003)

A. MENGURUTKAN DATA

Pengurutan data merupakan salah satu fasilitas disediakan Excel 2003 yang sering digunakan dalam beberapa aplikasi untuk mengurutkan data mulai yang terkecil samapai yang terbesar atau sebaliknya. Langkah-langkah yang digunakan untuk mengurutkan data dapat dilakukan sebagai berikut :

1. Buatlah tabel dan datanya,
   
   
   
   [ Gbr_10-A1 ]
2. Kemudian sorot atau blok dengan menggunakan mouse, data yang akan di urutkan termasuk kolom judul (field name) dan seluruh datanya.
   
   
   
   [ Gbr_10-A2 ]
3. Klik pada Menu Data, pilih Sort.
   
   
   
   [ Gbr_10-A3 ]
4. Kemudian akan tampil kotak dialog Sort pada gambar di bawah ini :
   
   
   
   [ Gbr_10-A4 ]
   
   
   
   • Tentukan Field Name (Judul Kolom) sebagai kunci pengurutan pertama pada bagian Sort by, gunakan pilihan Then by untuk pengurutan kunci kedua dan ketiga (bila ada).
   • Klik salah satu cara pengurutan yg berada di samping kanan, pilihannya terdiri dari :
     o Ascending : Mengurutkan secara menaik dari bawah/kecil ke atas/besar.
        Contoh : 1, 2, 3... atau a, b, c...
     o Descending : Mengurutkan secara menurun dari atas/besar ke bawah/kecil.
        Contoh : 10, 9, 8... atau z, y, x...
   • Pada bagian My list has Beri tanda dgn meng-klik salah satu pilihan di bawahnya :
     o Header row : Jika menggunakan garis pertama dari range yang di pilih itu merupakan baris judul.
     o No header row : Jika tidak menggunakan judul.
   • Jika sudah selesai klik OK

= o 0 O 0 o =

BAB X : 3. PENGGUNAAN DATABASE (MS-EXCEL 2003)

B. FASILITAS DATA FORM

Untuk menyisipkan atau entri data pada lembar kerja Excel 2003 dapat dilakukan dengan fasilitas Data Form, langkah-langkah digunakan untuk data form sebagai berikut :

1. Buatlah database seperti di bawah ini dengan judul kolom (field name) misalnya :
   judul kolom : No, Nama Siswa, Jenis Kelamin, Tempat/ Tanggal Lahir, Alamat, Program Kursus. Seperti pada gambar di bawah ini :
   
   
   
   [ Gbr_10-B1 ]
2. Sorot judul kolom tersebut dengan menggunakan mouse.
   
   
   
   [ Gbr_10-B2 ]
3. Klik Menu Data, kemudian klik Form, dilayar kerja akan terlihat konfirmasi bahwa satu baris paling atas dari range yang dipilih akan digunakan sebagai baris judul akan ditampilkan.
   
   
   
   [ Gbr_10-B3 ]
4. Klik OK pada [ Gbr_10-B3 ], maka kotak dialog yang berupa formulir untuk entri data akan tampil. Seperti pada gambar di bawah ini :
   
   
   
   [ Gbr_10-B4 ]
   
   
   
   • Ketik data sesuai dengan kotak isian yang tersedia.
   • Klik tombol New untuk menambah data baru.
   • Klik Close untuk mengakhiri proses entri data tersebut.

= o 0 O 0 o =

BAB X : 4. PENGGUNAAN DATABASE (MS-EXCEL 2003)

C. MELACAK DATA DENGAN AUTOFILTER

Database yang kita miliki dapat dilacak dengan mudah. Data Filter merupakan salah satu fasilitas yang digunakan dalam melacak data tersebut berdasarkan kriteria/ syarat tertentu sebagai berikut :

• Setiap field/ data mempunyai judul.
• Judul setiap field terletak dalam satu baris.
• Setiap judul kolom/ field tidak mempunyai nama yang sama.

Langkah-langkah untuk menggunakan pemilihan data dengan AutoFilter adalah sebagai berikut :

1. Buatlah judul kolom, beserta datanya.
   
   
   
   [ Gbr_10-C1 ]
2. Sorot atau blok dengan menggunakan mouse judul kolom tersebut.
   
   
   
   [ Gbr_10-C2 ]
3. Klik Menu Data, kemudian klik Filter, sorot AutoFilter.
   
   
   
   [ Gbr_10-C3 ]
4. Maka setiap judul kolom/ field yang dipilih akan terlihat kotak pilihan     (dropdown menu).
   
   
   
   [ Gbr_10-C4 ]
5. Pilih kriteria yang diinginkan pada setiap judul kolom, dengan cara klik daftar pilihan (combo box) pada judul kolom tersebut. Seperti pada gambar di bawah ini
   
   
   
   [ Gbr_10-C5 ]
6. Apabila akan memilih Jenis Kelamin = Perempuan saja, maka sorot Jenis Kelamin dan pilih yang keterangannya Perempuan saja,
   
   
   
   [ Gbr_10-C6 ]
maka akan ditampilkan nama siswa yang berjenis kelamin perempuan saja. Seperti pada gambar di bawah ini :


[ Gbr_10-C7 ]

= o 0 O 0 o =